ตรวจนับสต็อกสิ้นปี ทำอย่างไรให้ปิดงบผ่าน

สต็อกปลายปีเป็นตัวเลขเดียวที่เปลี่ยนกำไรของกิจการได้ทันที นับผิดไปหลักแสน กำไรก็ผิดไปหลักแสน เจ้าของ SME จึงมักมีคำถามเดียวกันว่า ต้องนับวันไหน ใช้แบบฟอร์มอะไร และถ้านับแล้วไม่ตรงกับในระบบต้องทำอย่างไร บทความนี้ตอบทั้งสามข้อเป็นขั้นตอนและตาราง สำหรับบริษัทและห้างหุ้นส่วนที่มีสินค้า

ต้องนับสต็อกวันไหน

คำตอบสั้น ๆ คือ นับตรงวันสุดท้ายของรอบบัญชี

มาตรา 65 ทวิ (6) แห่งประมวลรัษฎากรให้คำนวณราคาสินค้าคงเหลือ "ในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี" ตัวเลขในงบจึงต้องเป็นยอด ณ วันนั้น แต่มาตรานี้ไม่ได้ระบุว่าต้องลงมือนับในวันนั้นเป๊ะ

รอบบัญชีของกิจการอาจไม่ได้จบวันที่ 31 ธ.ค. ให้ยึดวันปิดบัญชีของกิจการเอง ปีนี้ 31 ธ.ค. 2569 ตรงกับวันพฤหัสบดี และเป็นวันที่หลายกิจการหยุด ควรเลือกวิธีให้เหมาะกับหน้างาน

ยิ่งห่างจากวันสิ้นปี ยิ่งต้องพึ่งเอกสารมาก ควรนับห่างไม่กี่วัน และตกลงกับผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีล่วงหน้า

ตัวอย่างสมมติ (หน่วยเป็นชิ้น)

ทำไมสต็อกปลายปีกระทบกำไรโดยตรง

ต้นทุนขายคำนวณจากสูตรนี้

ต้นทุนขาย = สินค้าคงเหลือต้นงวด + ซื้อ - สินค้าคงเหลือปลายงวด

ปลายงวดน้อยลงเท่าไร ต้นทุนขายสูงขึ้นเท่านั้น และกำไรลดลงเท่ากัน

สต็อกต่างกัน 50,000 บาท กำไรในงบก็ต่างกัน 50,000 บาท ผู้สอบบัญชีจึงให้ความสำคัญกับรายการนี้ และบางครั้งขอเข้าสังเกตการณ์การนับ

ต้องนับอะไร และไม่ต้องนับอะไร

หลักคิดคือ นับสิ่งที่เป็นของกิจการ ไม่ใช่สิ่งที่อยู่ในคลัง

ของใช้สำนักงานที่ไม่ได้ซื้อมาขายหรือผลิต ไม่ใช่สินค้าคงเหลือ ไม่ต้องรวมในใบนับสินค้า

ขั้นตอนตรวจนับสต็อก 6 ขั้น

ขั้นที่ 2 สำคัญที่สุด ถ้าไม่ตัดรอบเอกสาร สินค้าที่ส่งออกไปแล้วแต่ยังไม่บันทึกขาย จะดูเหมือนสินค้าขาดทันที

ใบตรวจนับสต็อกต้องมีอะไร

ประมวลรัษฎากรไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มใบตรวจนับ หลายกิจการใช้ Excel หรือกระดาษ แต่ควรตรวจย้อนกลับได้ ตัวอย่างหัวตารางมีดังนี้

ท้ายใบควรมีวันที่นับ เลขที่ใบ ชื่อผู้นับ ผู้ตรวจ และผู้มีอำนาจ พร้อมเลขเอกสารฉบับสุดท้ายที่ตัดรอบไว้

เคล็ดลับเล็ก ๆ คือไม่ควรพิมพ์ยอดในระบบลงในใบนับ คนนับจะได้นับจริง ไม่ใช่นับให้ตรงกับตัวเลข ใบเดิมที่จดผิดให้ขีดฆ่าแล้วลงชื่อกำกับ อย่าลบทิ้ง และเก็บใบนับไว้พร้อมเอกสารบัญชีของปีนั้น

ผู้จด VAT ต้องดูรายงานสินค้าและวัตถุดิบด้วย

ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่ขายสินค้า มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบตามมาตรา 87 (3) ซึ่งต้องมีรายการตามแบบของกรมสรรพากร และทำแยกตามสถานประกอบการ รายงานสต็อกจากโปรแกรมจึงอาจไม่ครบ ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจ

รายงานนี้สำคัญกว่าที่หลายกิจการคิด เพราะคำว่า "สินค้าขาด" ทางภาษีวัดจากรายงานฉบับนี้ ถ้าลงรายการไม่ทันหรือไม่ครบ ยอดในรายงานจะไม่ตรงกับของจริง แม้สินค้าจะไม่ได้หายไปไหน

สต็อกไม่ตรงก่อนปิดงบ ทำอย่างไร

ทำตามลำดับนี้ อย่าเริ่มจากการแก้ตัวเลข

1. นับซ้ำเฉพาะรายการที่ต่าง โดยให้อีกคนนับ
2. ไล่เอกสารระหว่างวันตัดรอบ ใบส่งของ ใบรับของ ใบลดหนี้ และการคืนสินค้า
3. แยกสาเหตุตามตารางด้านล่าง
4. เก็บหลักฐาน เช่น ใบแจ้งความ รูปถ่าย หรือบันทึกการอนุมัติ
5. แจ้งผู้ทำบัญชีก่อนปรับยอด เพราะแต่ละสาเหตุมีผลทางภาษีต่างกัน

ส่วนใหญ่ผลต่างมาจากเรื่องที่แก้ได้ เช่น

ผลทางภาษีแยกตามสาเหตุ

สินค้าขาดจากรายงาน เสียภาษีเท่าไร

มาตรา 77/1 (8) (จ) ถือว่าการมีสินค้าขาดจากรายงานเป็นการขาย ไม่ว่ากิจการตรวจนับพบเองหรือเจ้าพนักงานเป็นผู้ตรวจพบ ความรับผิดเกิดเมื่อตรวจพบ จึงต้องรวมเป็นภาษีขายใน ภ.พ.30 ของเดือนที่ตรวจพบ โดยไม่ต้องออกใบกำกับภาษี เช่น ตรวจพบเดือนธันวาคม ก็เป็นแบบของเดือนธันวาคม ที่ยื่นในเดือนมกราคม

ถ้าพบผลต่างปลายเดือน แล้วนับซ้ำหรือไล่เอกสารจบในเดือนถัดไป ตัวบทไม่ได้นิยามว่าถือวันใดเป็นวันตรวจพบ จึงควรสรุปผลให้เร็ว และปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อนยื่นแบบ

แนววินิจฉัยของกรมสรรพากรเคยตอบกรณีบริษัทตรวจนับประจำปีเอง พบสินค้าหาย และแจ้งความไว้แล้ว ผลคือยังถือเป็นการขาย เพราะไม่ปรากฏข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ได้ว่าเกิดโดยเหตุสุดวิสัย และแม้มีหลักฐานชัดว่าถูกโจรกรรม กรมสรรพากรก็ยังถือเป็นสินค้าขาดจากรายงาน ใบแจ้งความจึงไม่ได้ทำให้พ้น VAT

คำว่าเหตุสุดวิสัยมาจากข้อหารือ ไม่ได้เขียนไว้ในมาตรา 77/1 (8) (จ) โดยทั่วไปหมายถึงเหตุที่ป้องกันไม่ได้แม้ระมัดระวังตามสมควร แต่กรมสรรพากรไม่ได้ให้รายการว่าเหตุใดเข้าข่าย ถ้าสินค้าเสียหายจากเหตุภัยพิบัติหรืออุบัติเหตุ อย่าสรุปเองว่าพ้น VAT ให้เก็บหลักฐานและปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อน

ฐานภาษีคือราคาตลาด ไม่ใช่ราคาทุน และมีเบี้ยปรับอีกสองเท่าของเงินภาษีตามมาตรา 89 (10) โดยเจ้าพนักงานมีอำนาจพิจารณาลดได้ตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.81/2542 ข้อ 7 เมื่อเจ้าพนักงานเห็นว่าไม่มีเจตนาหลีกเลี่ยงภาษีและให้ความร่วมมือด้วยดี ตามข้อ 2 ของคำสั่งเดียวกัน

ตัวอย่างสมมติ: สินค้าขาดราคาตลาด 100,000 บาท กิจการจด VAT มาเกิน 2 ปี และนำไปยื่นแบบพร้อมชำระภาษีแล้ว

ถ้ายื่นหรือชำระล่าช้า อาจมีเงินเพิ่มอีกต่างหาก ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่าง ของจริงขึ้นกับข้อเท็จจริงของแต่ละกิจการ

สินค้าชำรุด หมดอายุ จะตัดออกอย่างไร

ทิ้งเฉย ๆ ไม่ได้ ถ้าจะตัดเป็นรายจ่าย ควรทำตามแนวทางในคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.79/2541

รายจ่ายนี้ลงในรอบบัญชีที่ทำลาย ถ้าอยากให้ทันปีนี้และสินค้าเก็บรอได้ ควรเริ่มเรื่องตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน เพราะต้องเผื่อเวลาแจ้งล่วงหน้า

กิจการในเขตอุตสาหกรรมส่งออกหรือได้รับส่งเสริมการลงทุนมีหลักเกณฑ์แยกต่างหาก ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อน

ตีราคาสินค้าคงเหลือในงบ ใช้ราคาไหน

นับจำนวนเสร็จแล้ว ขั้นต่อไปคือคูณด้วยราคา ซึ่งทางบัญชีกับทางภาษีใช้เกณฑ์คนละคำ จึงอาจได้ตัวเลขไม่เท่ากัน ควรให้ผู้ทำบัญชีกระทบผลต่างให้

ตัวอย่างสมมติ

วิธีคำนวณราคาทุนที่คู่มือกรมสรรพากรระบุไว้มี 3 วิธี

เมื่อเลือกหลักเกณฑ์ใดแล้วต้องใช้ตลอดไป การเปลี่ยนหลักเกณฑ์ต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร ถ้ามีราคาตลาดต่ำกว่าทุน ให้เก็บหลักฐานราคาไว้ เช่น ใบเสนอราคาหรือราคาขายจริงช่วงสิ้นปี

ข้อควรระวังก่อนส่งผลนับให้ผู้ทำบัญชี

• อย่าปรับตัวเลขให้ตรงกับรายงานโดยไม่มีหลักฐาน ใบนับจริงควรเป็นตัวตั้งเสมอ
• อย่านับครั้งเดียวตอนสิ้นปี ถ้าสินค้าเคลื่อนไหวมาก ควรสุ่มนับรายเดือน เจอผลต่างเร็วจะแก้ง่ายกว่า
• อย่ารวมของเสียกับของดี เพราะการตีราคาและการตัดรายจ่ายต่างกัน
• อย่าลืมสินค้านอกคลัง เช่น สินค้าฝากขายหรือที่หน้าร้านสาขา
• อย่าทิ้งใบนับ แม้ระบบจะเก็บยอดไว้แล้ว

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: ประมวลรัษฎากรบังคับให้ต้องนับสต็อกจริงไหม?
A: ประมวลรัษฎากรไม่มีมาตราที่เขียนคำสั่งให้นับโดยตรง แต่กำหนดวิธีคำนวณราคาสินค้าคงเหลือ ณ วันสุดท้ายของรอบบัญชี และผู้จด VAT ที่ขายสินค้าต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ นอกจากนี้ คู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมายการบัญชีทำบัญชีสินค้าด้วย ซึ่งเป็นคนละกฎหมายกับประมวลรัษฎากร การนับจริงเป็นวิธีพิสูจน์ว่าตัวเลขเหล่านี้ตรงกับของจริง และผู้สอบบัญชีใช้เป็นหลักฐานประกอบการตรวจงบ

Q: ผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีต้องมานับด้วยไหม?
A: การนับเป็นงานของกิจการ ผู้สอบบัญชีอาจขอเข้าสังเกตการณ์ จึงควรแจ้งวันนับล่วงหน้า

Q: สต็อกไม่ตรงนิดเดียว ต้องเสีย VAT ไหม?
A: กฎหมายไม่ได้กำหนดยอดขั้นต่ำไว้ในมาตรา 77/1 (8) (จ) ถ้าเป็นสินค้าขาดจริงจากรายงานก็เข้าข่าย จึงควรหาสาเหตุก่อน เพราะหลายกรณีเป็นความผิดพลาดในการบันทึก

Q: สินค้าถูกขโมย แจ้งความแล้ว ยังต้องเสีย VAT ไหม?
A: ตามแนววินิจฉัยของกรมสรรพากร ยังถือเป็นการขายและต้องเสีย VAT จากราคาตลาด แต่ภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจการมีสิทธินำมาหักได้ถ้าไม่ต้องห้าม และต้นทุนสินค้าถือเป็นผลเสียหายจากการประกอบกิจการได้ ถ้ามีหลักฐานชัดเจนและไม่มีประกันหรือสัญญาคุ้มกัน

Q: กิจการไม่ได้จด VAT ต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบไหม?
A: ไม่ต้องทำรายงานตามมาตรา 87 (3) แต่ยังต้องมียอดสินค้าคงเหลือที่พิสูจน์ได้สำหรับการปิดงบและการคำนวณกำไรสุทธิ

Q: นับสต็อกช้ากว่า 31 ธ.ค. ใช้ได้ไหม?
A: ใช้ได้ ถ้าปรับยอดย้อนกลับถึงวันสิ้นปีด้วยเอกสารรับเข้าและจ่ายออกครบ ควรนับให้ห่างจากวันสิ้นปีน้อยที่สุด และแจ้งผู้สอบบัญชีก่อน

Q: สินค้าราคาตกจนต่ำกว่าทุน ต้องทำอย่างไร?
A: ทางภาษีให้ใช้ราคาตลาดที่ต่ำกว่าทุนเป็นราคาสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชี และใช้ราคานั้นเป็นยอดยกมาปีถัดไป ควรเก็บหลักฐานราคาตลาดไว้

สรุป

ตรวจนับสต็อกสิ้นปีให้ผ่านงานปิดงบ เริ่มจากนัดวันให้ตรงหรือใกล้วันสุดท้ายของรอบบัญชี ตัดรอบเอกสาร นับสองรอบ และลงชื่อในใบนับ ถ้าสต็อกไม่ตรง ให้นับซ้ำ ไล่เอกสาร แยกสาเหตุ และแจ้งผู้ทำบัญชีก่อนปรับยอด ผู้จด VAT ต้องระวังเป็นพิเศษ เพราะสินค้าขาดจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบถือเป็นการขาย ส่วนมูลค่าทางภาษีใช้ราคาทุนหรือราคาตลาดที่น้อยกว่า ตามมาตรา 65 ทวิ (6)

ถ้าอยากรู้ผลต่างก่อนถึงวันปิดงบ ส่งรายงานสต็อกและใบตรวจนับมาให้ทีมงานบริษัท พีพลัส การบัญชี จำกัด กระทบยอดได้ เราปรับปรุงบัญชี จัดทำงบการเงิน และยื่น DBD กับ ภ.ง.ด.50 ต่อให้ในงานปิดงบประจำปี ส่งรายละเอียดมาทาง LINE ได้เลย