เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ต้องทำอะไรบ้าง

ใกล้สิ้นปี เจ้าของกิจการหลายคนเริ่มคิดว่าจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีดีไหม อาจเพราะธุรกิจโตขึ้นจนต้องการบริการที่ต่างไปจากเดิม อยากได้รายงานที่ละเอียดขึ้น หรือแค่อยากได้คนที่คุยง่ายกว่า การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องปกติและทำได้ตลอดปี สิ่งสำคัญคือส่งมอบงานให้ครบ เพื่อไม่ให้มีแบบภาษีเดือนไหนตกหล่น และงบปลายปีปิดได้ทันกำหนด บทความนี้รวบรวมเช็กลิสต์ว่าต้องขออะไร เก็บอะไร และควรจัดการเรื่องรหัสเข้าระบบราชการอย่างไร

เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้ไหม

ได้ กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าต้องเปลี่ยนผู้ทำบัญชีในช่วงไหนของปี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนเป็น "ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี" ส่วนบุคคลที่รับผิดชอบทำบัญชีให้ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานของกิจการเองหรือผู้ทำบัญชีของสำนักงานบัญชีที่จ้าง เป็น "ผู้ทำบัญชี" หน้าที่ที่ติดตัวกิจการไม่ได้เปลี่ยนไปเมื่อเปลี่ยนสำนักงาน ได้แก่

• จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด และควบคุมดูแลผู้ทำบัญชีให้จัดทำบัญชีให้ตรงต่อความเป็นจริงและถูกต้องตามกฎหมาย (มาตรา 19)
• ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องครบถ้วน (มาตรา 12)
• เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (มาตรา 13–14)

แปลว่าตอนเปลี่ยนสำนักงาน ไม่ควรมีช่วงที่ "ไม่มีใครดูแลบัญชี" และเอกสารทุกชิ้นต้องกลับมาอยู่ในความดูแลของกิจการหรือส่งต่อถึงผู้ทำบัญชีคนใหม่ครบ

ควรเปลี่ยนช่วงไหนดีที่สุด

ช่วงที่คนเปลี่ยนสำนักงานบัญชีมากที่สุดคือก่อนปิดงบสิ้นปี เพราะถ้ามีจุดที่ต้องแก้ เช่น ยอดเงินฝากธนาคารไม่ตรง ลูกหนี้ค้างนาน หรือยอดขายในงบไม่ตรงกับ ภ.พ.30 ยังแก้ได้ทันก่อนส่งงบ

เช็กลิสต์ส่งมอบงานเมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

1. แจ้งสำนักงานเดิมตามเงื่อนไขในสัญญา

เปิดสัญญาจ้างหรือข้อตกลงเดิมดูก่อนว่ากำหนดเรื่องการบอกเลิกไว้อย่างไร เช่น ต้องแจ้งล่วงหน้ากี่วัน ค่าบริการเดือนสุดท้ายคิดอย่างไร และการคืนเอกสารทำอย่างไร แล้วแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร (อีเมลหรือข้อความที่มีหลักฐาน) พร้อมขอบคุณงานที่ผ่านมา การสื่อสารที่สุภาพและชัดเจนช่วยให้การส่งมอบงานราบรื่นที่สุด

ถ้ายังมีค่าบริการค้างชำระ ควรเคลียร์ให้เรียบร้อยตามสัญญา เพื่อไม่ให้เป็นเหตุให้การส่งมอบเอกสารล่าช้า

2. ตกลง "เดือนตัดยอด" ให้ชัด

นี่คือจุดที่พลาดบ่อยที่สุด แบบภาษีรายเดือนยื่นในเดือนถัดไป เช่น ภ.พ.30 และ ภ.ง.ด.1/3/53 ของเดือนตุลาคม ยื่นในเดือนพฤศจิกายน ถ้าไม่ตกลงกันให้ชัด อาจเกิดกรณีที่ต่างฝ่ายต่างคิดว่าอีกฝ่ายยื่นแล้ว

ให้เขียนไว้ให้ชัด เช่น

• สำนักงานเดิม: บันทึกบัญชีและยื่นแบบภาษีรายเดือนถึงงวดเดือนกันยายน
• สำนักงานใหม่: เริ่มตั้งแต่งวดเดือนตุลาคม (ยื่นในเดือนพฤศจิกายน)
• ระบุด้วยว่าแบบรายครึ่งปีหรือรายปีที่คาบเกี่ยว เช่น ภ.ง.ด.51 หรือ ภ.ง.ด.1ก ใครเป็นคนยื่น
• ระบุว่างบการเงินของปีนี้ใครเป็นผู้ปิด โดยทั่วไปถ้าย้ายระหว่างปี สำนักงานใหม่จะเป็นผู้ปิดงบทั้งปี โดยใช้ข้อมูลช่วงต้นปีที่ได้รับมอบ

3. ขอรับเอกสารและไฟล์บัญชีคืนให้ครบ

เอกสารบัญชีเป็นของกิจการ และกิจการมีหน้าที่เก็บรักษาตามกฎหมาย รายการที่ควรได้รับคืนหรือขอสำเนา มีดังนี้

เอกสารประกอบการลงบัญชี

• ใบกำกับภาษีขายและซื้อ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบสำคัญจ่าย
• Statement ธนาคารทุกบัญชีของกิจการ
• สัญญาเช่า สัญญาเงินกู้ และเอกสารซื้อทรัพย์สิน

บัญชีและรายงาน (ของปีปัจจุบันจนถึงเดือนตัดยอด)

• สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท และงบทดลอง
• ทะเบียนทรัพย์สินและตารางค่าเสื่อมราคา
• รายละเอียดลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสต็อกสินค้า (ถ้ามี)
• รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ (ถ้าจด VAT) และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ (ถ้าจด VAT และขายสินค้า)
• ไฟล์ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชี ถ้าโปรแกรมต่างกัน ให้ขอเป็นไฟล์ที่เปิดได้ทั่วไป เช่น Excel หรือ PDF ของงบทดลองและบัญชีแยกประเภท

เอกสารของปีก่อน ๆ

• งบการเงินที่ส่งแล้วพร้อมรายงานผู้สอบบัญชี และแบบ ส.บช.3
• ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51 ที่ยื่นแล้ว
• รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) สำหรับบริษัทจำกัด

เอกสารนิติบุคคล

• หนังสือรับรองบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน หนังสือบริคณห์สนธิ ข้อบังคับ
• ภ.พ.20 (ถ้าจด VAT) และเอกสารขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคม (ถ้ามีลูกจ้าง)

ทำใบรับ-ส่งเอกสารไว้ทุกครั้งที่รับคืน ระบุว่ารับอะไร ของงวดไหน กี่แฟ้ม ลงชื่อทั้งสองฝ่าย ถ้าภายหลังพบว่าเอกสารบางส่วนสูญหายหรือเสียหายจริง พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหาย (มาตรา 15) ปัจจุบันแจ้งทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมฯ จึงควรรีบปรึกษาผู้ทำบัญชีคนใหม่ทันที

4. รวบรวมแบบภาษีที่ยื่นแล้ว พร้อมหลักฐานการชำระ

สำนักงานใหม่ต้องรู้ว่ายื่นอะไรไปแล้วบ้าง เพื่อไม่ให้ยื่นซ้ำหรือตกหล่น และใช้กระทบยอดกับบัญชี ควรรวบรวมของปีปัจจุบันทุกเดือนจนถึงเดือนตัดยอด

ถ้าแบบภาษียื่นทางอินเทอร์เน็ต เจ้าของกิจการเข้าระบบเพื่อตรวจประวัติการยื่นแบบและพิมพ์แบบหรือใบเสร็จย้อนหลังได้เอง ซึ่งเป็นวิธีตรวจที่ดีที่สุดว่าทุกเดือนยื่นครบจริง ถ้าพบเดือนที่ยังไม่ได้ยื่น ให้รีบยื่นก่อน เพราะเงินเพิ่ม เบี้ยปรับ และค่าปรับเรียกเก็บจากกิจการ แม้ผู้ที่รับจ้างยื่นแทนจะเป็นคนลืมก็ตาม

5. เจ้าของกิจการเปลี่ยนรหัสผ่านระบบราชการด้วยตัวเอง

รหัสเข้าระบบราชการเป็นของกิจการ ไม่ใช่ของสำนักงานบัญชี เมื่อเปลี่ยนสำนักงานเจ้าของกิจการหรือกรรมการควรเปลี่ยนรหัสผ่านเอง ระบบที่ควรตรวจมีดังนี้

• DBD e-Filing (ส่งงบการเงินและ บอจ.5 ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
• ระบบ e-Filing ของกรมสรรพากร (ยื่น ภ.พ.30 ภ.ง.ด. ต่าง ๆ และ ภ.ง.ด.50)
• e-Service ของสำนักงานประกันสังคม (ถ้ามีลูกจ้าง)
• ระบบอื่นที่สำนักงานเดิมเคยเข้าใช้แทน เช่น อีเมลที่ใช้รับรหัสจากหน่วยงาน หรือบริการธนาคารออนไลน์ที่ใช้ชำระภาษี

ขั้นตอนที่แนะนำ

1. ขอรายชื่อระบบทั้งหมดที่สำนักงานเดิมใช้ยื่นแทน
2. เจ้าของกิจการเข้าระบบแล้วเปลี่ยนรหัสผ่าน และตรวจว่าอีเมลหรือเบอร์โทรที่ผูกกับบัญชีเป็นของกิจการ ไม่ใช่ของพนักงานในสำนักงานเดิม
3. ส่งรหัสให้สำนักงานใหม่เฉพาะระบบที่ต้องใช้ ผ่านช่องทางที่ปลอดภัย และจดไว้ว่าให้ใครไปบ้าง

ถ้าเข้าระบบไม่ได้หรือจำรหัสไม่ได้ ให้ใช้เมนูลืมรหัสผ่านของระบบนั้น หรือติดต่อหน่วยงานโดยตรง เจ้าของกิจการไม่ควรต้องพึ่งรหัสที่อยู่กับคนอื่นตลอดไป

6. ผู้ทำบัญชีคนใหม่แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ผู้ทำบัญชีต้องแจ้งรายชื่อกิจการที่ตนรับทำบัญชีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 30 วันนับแต่วันเริ่มทำบัญชี เจ้าของกิจการตรวจได้ว่ากิจการของตนมีผู้ทำบัญชีแจ้งไว้แล้วหรือไม่ ผ่านระบบงานผู้ทำบัญชี (e-Accountant) เมนู "ค้นหาผู้ทำบัญชีของนิติบุคคล" บนเว็บไซต์ www.dbd.go.th ถ้าไม่พบชื่อ ให้ติดตามให้ผู้ทำบัญชีแจ้งให้เรียบร้อยก่อนถึงช่วงส่งงบการเงิน ส่วนผู้ทำบัญชีคนเดิมก็มีหน้าที่แจ้งยกเลิกการทำบัญชีของกิจการผ่านระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเช่นกัน ถ้าตรวจแล้วยังพบชื่อผู้ทำบัญชีคนเดิมค้างอยู่ ให้แจ้งให้ผู้ทำบัญชีคนเดิมดำเนินการ

เรื่องนี้สำคัญตอนส่งงบ เพราะแบบนำส่งงบการเงิน (ส.บช.3) ต้องระบุชื่อผู้ทำบัญชี กรมพัฒนาธุรกิจการค้าแนะนำให้ตรวจก่อนส่งงบว่าผู้ทำบัญชีที่จะระบุคือคนที่ทำบัญชีของกิจการจริง มีสถานะ "คงอยู่" และได้แจ้งยืนยันการทำบัญชีของกิจการแล้ว ถ้ายังไม่ได้แจ้งยืนยัน ระบบ DBD e-Filing จะขึ้นข้อความเตือน และกรมฯ เตือนว่าห้ามแอบอ้างใส่ชื่อผู้ทำบัญชีที่ไม่ได้ปฏิบัติงานจริง ถ้าสถานะไม่ถูกต้อง ให้แจ้งผู้ทำบัญชีแก้ไขก่อน

เรื่องที่ต้องคิดเพิ่ม ถ้าใช้ที่อยู่ของสำนักงานเดิมเป็นที่ตั้งกิจการ

บางกิจการจดทะเบียนโดยใช้ที่อยู่ของสำนักงานบัญชีเดิมเป็นที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ถ้าจะย้ายที่ตั้งด้วย กรณีนี้ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนผู้ทำบัญชี แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงรายการจดทะเบียนด้วย

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: ต้องจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงที่ตั้งสำนักงาน ตามข่าวของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ตั้งแต่ 1 พ.ย. 2569 คำขอจดทะเบียนทุกประเภทต้องยื่นออนไลน์ผ่านระบบ DBD Biz Regist
• กรมสรรพากร: ถ้าจด VAT ต้องแจ้งย้ายสถานประกอบการตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด
• ประกันสังคม: ถ้ามีลูกจ้าง ต้องแจ้งเปลี่ยนที่ตั้งสถานประกอบการด้วย

ถ้าที่ตั้งกิจการไม่เปลี่ยน การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอย่างเดียวไม่ต้องจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

สำนักงานใหม่ควรทำอะไรในเดือนแรก

เมื่อรับเอกสารครบแล้ว สำนักงานใหม่ที่ทำงานเป็นระบบจะเริ่มจาก

• ตรวจยอดยกมา เทียบงบทดลองล่าสุดกับงบการเงินปีก่อนที่ส่งแล้ว
• กระทบยอดเงินฝากธนาคาร ทุกบัญชีถึงเดือนตัดยอด
• กระทบยอดภาษี เช่น ยอดขายและภาษีขายในบัญชีกับ ภ.พ.30 ที่ยื่นแล้ว และยอดหัก ณ ที่จ่ายกับแบบ ภ.ง.ด. ที่ยื่นแล้ว
• ทำรายการสิ่งที่ยังขาด แล้วแจ้งเจ้าของกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร
• วางปฏิทินงาน วันส่งเอกสาร วันยื่นแบบ และวันครบกำหนดปิดงบของปีนี้

ถ้าพบจุดที่ต้องแก้ เช่น บันทึกบัญชีไม่ครบหรือยื่นแบบเดือนไหนผิด การรู้ตั้งแต่เดือนแรกดีกว่ามาเจอตอนปิดงบ

ข้อควรระวังตอนเปลี่ยนสำนักงาน

• อย่าเลิกจ้างก่อนมีคนรับช่วง ถ้าช่วงรอยต่อไม่มีใครดูแล แบบภาษีรายเดือนอาจตกหล่น
• อย่ารอเอกสารไว้จนถึงสิ้นปี ยิ่งใกล้กำหนดปิดงบ ยิ่งมีเวลาแก้ไขน้อย
• อย่าให้รหัสผ่านค้างอยู่กับหลายฝ่าย เปลี่ยนทันทีที่ส่งมอบงานเสร็จ
• เก็บหลักฐานการส่งมอบไว้ ใบรับ-ส่งเอกสาร อีเมลยืนยันเดือนตัดยอด และรายชื่อระบบที่เปลี่ยนรหัสแล้ว
• สื่อสารกับสำนักงานเดิมอย่างสุภาพ ส่วนใหญ่สำนักงานบัญชีพร้อมส่งมอบงานให้ลูกค้าที่จะย้ายอยู่แล้ว ความร่วมมือของทั้งสองฝ่ายทำให้งานต่อเนื่องที่สุด

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้ไหม?
A: ได้ กฎหมายไม่ได้กำหนดช่วงเวลา แต่ต้องตกลงเดือนตัดยอดให้ชัดว่าแบบภาษีเดือนไหนใครยื่น และสำนักงานใหม่ต้องได้รับข้อมูลบัญชีตั้งแต่ต้นปีเพื่อปิดงบทั้งปี

Q: เปลี่ยนสำนักงานบัญชีต้องแจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไหม?
A: ผู้ทำบัญชีคนใหม่ต้องแจ้งรายชื่อกิจการที่รับทำบัญชีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 30 วันนับแต่วันเริ่มทำบัญชี เจ้าของกิจการตรวจได้ผ่านระบบงานผู้ทำบัญชี (e-Accountant) เมนู "ค้นหาผู้ทำบัญชีของนิติบุคคล" บนเว็บไซต์ www.dbd.go.th ส่วนการจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงที่ DBD Biz Regist ไม่ต้องทำ ยกเว้นจะย้ายที่ตั้งกิจการด้วย

Q: สำนักงานบัญชีเดิมยังไม่ส่งเอกสารคืน ทำอย่างไร?
A: แจ้งขอรับเอกสารคืนเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายการและวันที่ต้องการ และดูเงื่อนไขในสัญญาจ้าง เพราะเอกสารบัญชีเป็นของกิจการ และกิจการมีหน้าที่เก็บรักษาตามกฎหมาย ระหว่างรอ ให้เริ่มจากสิ่งที่ขอได้เอง เช่น Statement ธนาคาร และประวัติการยื่นแบบในระบบออนไลน์ของหน่วยงาน

Q: รหัส DBD e-Filing และ e-Filing สรรพากร เป็นของใคร?
A: เป็นของกิจการ เจ้าของกิจการหรือกรรมการควรเปลี่ยนรหัสผ่านเองเมื่อเปลี่ยนสำนักงาน ตรวจว่าอีเมลและเบอร์ที่ผูกไว้เป็นของกิจการ แล้วจึงให้รหัสกับสำนักงานใหม่เฉพาะระบบที่ต้องใช้

Q: ถ้าย้ายช่วงปลายปี งบปีนี้ใครเป็นคนปิด?
A: ขึ้นกับที่ตกลงกัน โดยทั่วไปสำนักงานใหม่จะปิดงบทั้งปีโดยใช้ข้อมูลช่วงต้นปีที่ได้รับมอบ ควรเขียนให้ชัดตั้งแต่ตอนตกลงเดือนตัดยอด และตรวจว่าผู้ทำบัญชีที่จะระบุในแบบ ส.บช.3 คือคนที่ทำบัญชีจริง

Q: เอกสารบางส่วนหายระหว่างย้าย ต้องทำอย่างไร?
A: พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบว่าบัญชีหรือเอกสารสูญหายหรือเสียหาย (มาตรา 15) ควรรีบปรึกษาผู้ทำบัญชีคนใหม่ และหาเอกสารทดแทน เช่น ขอให้ผู้ขายออกใบแทนใบกำกับภาษี (กรณีใบกำกับภาษีสูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ) และขอ Statement ธนาคารย้อนหลัง

Q: ต้องเก็บเอกสารบัญชีไว้นานแค่ไหน?
A: ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แม้จะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแล้ว หน้าที่นี้ก็ยังเป็นของกิจการ

สรุป

การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีไม่ใช่เรื่องยาก ถ้าทำเป็นลำดับ แจ้งสำนักงานเดิมตามสัญญา ตกลงเดือนตัดยอด รับเอกสารและไฟล์บัญชีคืนให้ครบ รวบรวมแบบภาษีที่ยื่นแล้ว เปลี่ยนรหัสผ่านระบบราชการด้วยตัวเอง และให้ผู้ทำบัญชีคนใหม่แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 30 วัน ช่วงที่เหมาะที่สุดคือก่อนปิดงบสิ้นปี เพราะยังมีเวลาตรวจและแก้ไขก่อนส่งงบ

ถ้าคุณกำลังคิดจะย้ายสำนักงานบัญชี ทีมงานบริษัท พีพลัส การบัญชี จำกัด ช่วยทำรายการเอกสารที่ต้องขอคืน ตรวจแบบภาษีที่ยื่นแล้ว รับช่วงทำบัญชีรายเดือน และปิดงบการเงินประจำปีต่อได้ ลูกค้าใหม่ทุกรายเราเข้าพบถึงสถานประกอบการทั่วประเทศ เพื่ออธิบายพื้นฐานภาษีที่เจ้าของกิจการต้องรู้ โดยไม่มีค่าใช้จ่าย ส่งรายละเอียดมาทาง LINE ได้เลย