เงินสดย่อย คืออะไร ตั้งวงเงินและบันทึกอย่างไร

เงินสดย่อย คือเงินสดก้อนเล็กที่บริษัทกันไว้จ่ายค่าใช้จ่ายจิปาถะ เช่น ค่าไปรษณีย์หรือค่าเครื่องเขียน ตั้งวงเงินจากยอดรายจ่ายเล็ก ๆ ที่เกิดจริงในแต่ละเดือน มอบให้คนคนเดียวดูแล ลงสมุดเงินสดย่อยตามวันที่จ่ายจริง และผ่านยอดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีตอนเติมเงิน

เงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย (Petty Cash) คือเงินสดจำนวนไม่มาก ที่แยกจากบัญชีธนาคารของบริษัท และแยกจากเงินรับจากการขาย

มีไว้สำหรับรายจ่ายเล็ก ๆ ที่เกิดบ่อย และไม่คุ้มที่จะโอนหรือตั้งเรื่องจ่ายทีละรายการ

ถ้าเป็นค่าบริการหรือค่าจ้างยอดตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป อาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรถามผู้ทำบัญชีก่อนจ่ายจากเงินสดย่อย

พ.ร.บ.การบัญชีและประกาศเรื่องชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำไม่ได้กำหนดว่าทุกบริษัทต้องมีเงินสดย่อย แต่ถ้ามีการรับจ่ายเงินสด ต้องลงบัญชีเงินสดตามกำหนด ถ้ารายจ่ายเล็ก ๆ มีน้อย จ่ายด้วยการโอนจากบัญชีบริษัทก็ได้ และยังเห็นรายการใน Statement ด้วย

ระบบเงินสดย่อยมี 2 แบบ เลือกแบบไหนดี

คำแนะนำ: บริษัทเล็กควรเริ่มที่ระบบ Imprest เพราะตรวจง่าย เจ้าของดูแค่ว่ายอดรวมครบวงเงินหรือไม่

ตั้งวงเงินเท่าไหร่ดี

วงเงินควรพอใช้ถึงรอบเติมครั้งถัดไป แต่ไม่มากจนมีเงินสดค้างในสำนักงานเกินจำเป็น

ตัวเลขในตารางเป็นตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่เกณฑ์ตามกฎหมายหรือตัวเลขแนะนำ แต่ละบริษัทควรตั้งตามรายจ่ายจริงของตัวเอง

ควรเขียนวงเงิน เพดานต่อรายการ และชื่อผู้ถือเงินไว้เป็นระเบียบภายในสั้น ๆ ให้เจ้าของลงนาม และระบุว่าใครเป็นผู้อนุมัติรายการ

ใครควรถือเงินสดย่อย

ควรมีผู้ถือเงินคนเดียว เพื่อให้รู้ว่าใครรับผิดชอบยอดเงิน และเก็บเงินในที่ล็อกได้

ถ้าทำได้ ผู้ถือเงินไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้ลงบัญชีหรือผู้อนุมัติ

เมื่อเปลี่ยนผู้ถือเงิน ให้นับเงินและลงชื่อรับมอบทั้งสองฝ่าย

ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง

ชื่อแบบฟอร์มเหล่านี้เป็นชื่อที่ใช้ทั่วไป กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบตายตัว แต่เอกสารที่บริษัททำใช้เองต้องมีชื่อผู้จัดทำ ชื่อเอกสาร เลขที่ วันที่ จำนวนเงินรวม คำอธิบายรายการ และลายมือชื่อผู้อนุมัติ

บริษัทเล็กอาจรวมใบเบิกกับใบสำคัญจ่ายเป็นแบบฟอร์มเดียวได้ ขอแค่ข้อมูลครบและมีเลขที่เรียงกัน

รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานพอพิสูจน์ว่าจ่ายจริงและจ่ายให้ใคร อาจหักเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้ (ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (9) และ (18))

หลังใช้เงินแล้ว ให้เขียนคำว่า "จ่ายแล้ว" บนเอกสาร เพื่อกันไม่ให้ขอเติมเงินซ้ำจากบิลเดิม

ขั้นตอนใช้เงินสดย่อยแบบ Imprest

1. ตั้งวงเงิน: เบิกเงินจากบัญชีธนาคารบริษัท มอบให้ผู้ถือเงิน
2. จ่ายเงิน: ผู้เบิกทำใบเบิกแนบบิล ผู้ถือเงินจ่ายเงินตามวงเงิน
3. ลงสมุด: ผู้ถือเงินลงสมุดเงินสดย่อยทุกรายการตามวันที่จ่ายจริง ภายใน 15 วันนับแต่วันที่จ่าย
4. สรุปยอด: ถึงรอบเติมหรือเงินใกล้หมด ให้รวมยอดตามประเภทรายจ่าย โดยไม่ปล่อยให้ข้ามเดือน
5. เติมเงิน: ผู้อนุมัติตรวจเอกสาร แล้วเติมเท่ายอดที่ใช้ไป

ตัวอย่างบันทึกบัญชีเงินสดย่อย

ตัวอย่างสมมติแบบย่อ: วงเงิน 5,000 บาท ระบบ Imprest บริษัทยังไม่จด VAT

1. ตั้งวงเงิน

2. ระหว่างเดือนจ่ายเงิน

ตอนจ่ายยังไม่ต้องลงบัญชีค่าใช้จ่ายแยกประเภท แต่ต้องลงสมุดเงินสดย่อยภายใน 15 วันนับแต่วันที่จ่าย สมุดเล่มนี้เป็นส่วนหนึ่งของบัญชีบริษัท ไม่ใช่แค่สมุดจดกันเอง

ตรวจยอด: เงินสด 2,500 + ใบเบิก 2,500 = 5,000 บาท ตรงกับวงเงิน

กำหนดตามกฎหมาย: ประกาศกรมทะเบียนการค้า พ.ศ. 2544 กำหนดให้บริษัทและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนลงบัญชีรายวันภายใน 15 วันนับแต่วันที่รายการเกิด และผ่านบัญชีแยกประเภทภายใน 15 วันนับแต่สิ้นเดือน ถ้าเติมเงินเดือนละครั้ง สมุดเงินสดย่อยจึงต้องลงทันกำหนดนี้ ให้ตกลงรูปแบบสมุดกับผู้ทำบัญชีตั้งแต่เริ่มใช้

3. เติมเงินเท่ายอดที่ใช้ไป

ถ้าบริษัทจด VAT และบิลเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ใช้ภาษีซื้อได้ ให้แยกเดบิตภาษีซื้อออกจากค่าใช้จ่าย

ขั้นนี้ไม่แตะบัญชีเงินสดย่อย ยอดในบัญชีจึงยังเป็น 5,000 บาท และเงินในมือก็กลับมาเป็น 5,000 บาท

4. ถ้าเงินขาด

สมมติใบเบิกรวม 2,500 บาท แต่นับเงินได้ 2,450 บาท แปลว่าเงินขาด 50 บาท ต้องเติม 2,550 บาทจึงจะครบวงเงิน

ถ้าเงินเกิน ให้บันทึกเงินขาดเกินบัญชีด้านเครดิตแทน ทั้งสองกรณีควรหาสาเหตุก่อนบันทึก การบันทึกเงินขาดในบัญชีไม่ได้แปลว่าหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ทุกกรณี ควรให้ผู้ทำบัญชีพิจารณา

5. ถ้าเพิ่มหรือลดวงเงิน

นอกจากการเปลี่ยนวงเงิน บัญชีเงินสดย่อยจะขยับอีกกรณีเดียว คือการปรับปรุงตอนปิดบัญชี

ก่อนปิดงบสิ้นปีต้องทำอะไร

ถ้าถึงวันปิดบัญชีแล้วยังมีใบเบิกที่ไม่ได้เติมเงิน ค่าใช้จ่ายส่วนนั้นลงสมุดเงินสดย่อยแล้ว แต่ยังไม่ผ่านเข้าบัญชีแยกประเภท งบจึงยังไม่รวมค่าใช้จ่ายส่วนนี้ และยอดเงินสดย่อยในงบจะสูงกว่าเงินที่มีจริง

จากนั้นนับเงินคงเหลือ ณ วันปิดบัญชี ลงชื่อผู้นับและผู้ตรวจ แล้วส่งให้ผู้ทำบัญชีพร้อมเอกสาร

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

เตรียมเอกสารส่งผู้ทำบัญชีอย่างไร

ให้ปิดรอบเงินสดย่อยทุกสิ้นเดือน แล้วส่งชุดเอกสารเดียวกันทุกเดือน

• สำเนาหรือภาพถ่ายสมุดเงินสดย่อยของเดือนนั้น
• ใบสรุปขอเติมเงิน
• ใบเบิกหรือใบสำคัญจ่าย เรียงตามเลขที่
• บิลหรือใบเสร็จตัวจริงที่แนบไว้
• ยอดเงินคงเหลือที่นับได้ ณ สิ้นเดือน

ควรส่งให้ทันเพื่อให้ผ่านรายการเข้าบัญชีแยกประเภทได้ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ถ้าบริษัทจด VAT อย่าเก็บใบกำกับภาษีเต็มรูปไว้รอสิ้นเดือน เพราะรายงานภาษีซื้อมีกำหนดลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่ได้รับใบกำกับภาษี ให้ตกลงวิธีส่งกับผู้ทำบัญชี

กฎหมายการบัญชีกำหนดให้กิจการส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องครบถ้วน (มาตรา 12) เก็บบัญชีและเอกสารไว้ ณ สถานที่ทำการหรือสถานที่ทำงานประจำ (มาตรา 13) ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (มาตรา 14)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: เงินสดย่อย คืออะไร?
A: คือเงินสดจำนวนไม่มากที่บริษัทกันไว้จ่ายค่าใช้จ่ายจิปาถะ โดยมีผู้ถือเงินดูแลและมีเอกสารประกอบทุกรายการ

Q: กฎหมายกำหนดวงเงินสดย่อยไว้เท่าไหร่?
A: พ.ร.บ.การบัญชีและประกาศเรื่องชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำไม่ได้กำหนดไว้ วงเงินเป็นการตัดสินใจภายในบริษัท ให้ตั้งจากรายจ่ายเล็ก ๆ ที่เกิดจริง

Q: บริษัทเล็กต้องมีเงินสดย่อยไหม?
A: กฎหมายบัญชีไม่ได้บังคับให้ต้องมี ถ้ารายจ่ายเล็ก ๆ มีน้อย ใช้การโอนจากบัญชีบริษัทแทนได้

Q: ใบเบิกเงินสดย่อยต่างจากใบสำคัญจ่ายอย่างไร?
A: ใบเบิกใช้ขอเบิกเงิน ส่วนใบสำคัญจ่ายแสดงว่าจ่ายเงินแล้ว จ่ายให้ใคร เพื่ออะไร บริษัทเล็กรวมเป็นแบบฟอร์มเดียวได้ถ้าข้อมูลครบ

Q: ระบบ Imprest บันทึกค่าใช้จ่ายตอนไหน?
A: ลงสมุดเงินสดย่อยภายใน 15 วันนับแต่วันที่จ่าย แล้วผ่านยอดเข้าบัญชีตอนเติมเงิน โดยเดบิตค่าใช้จ่ายตามใบเบิก และเครดิตเงินฝากธนาคาร

Q: ไม่มีบิลจากผู้ขาย ทำอย่างไร?
A: ให้ขอบิลหรือใบเสร็จจากผู้ขายก่อน ถ้าขอไม่ได้จริง ให้เขียนเหตุผลในใบเบิก ให้ผู้อนุมัติลงชื่อ และแจ้งผู้ทำบัญชีก่อนเติมเงิน เอกสารภายในใช้ประกอบการลงบัญชีได้เมื่อไม่มีเอกสารจากผู้ขาย แต่ไม่ได้ใช้แทนบิล ทางภาษีบริษัทยังต้องพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริงและจ่ายให้ใคร ซึ่งบางกรณีอาจใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินประกอบ ให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาเป็นรายการ และเอกสารเหล่านี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษี จึงใช้ขอภาษีซื้อไม่ได้ ห้ามเขียนบิลขึ้นเองแทนผู้ขาย

Q: นับเงินแล้วไม่ตรงทำอย่างไร?
A: ไล่ตรวจใบเบิกและสมุดเงินสดย่อยก่อน ถ้ายังหาสาเหตุไม่พบ ให้บันทึกในบัญชีเงินขาดเกินบัญชีและรายงานผู้อนุมัติ การบันทึกเงินขาดในบัญชีไม่ได้แปลว่าหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ทุกกรณี ควรให้ผู้ทำบัญชีพิจารณา

Q: ต้องเก็บเอกสารเงินสดย่อยนานแค่ไหน?
A: ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

สรุป

เงินสดย่อยที่ดีมีแค่ 4 เรื่อง คือ วงเงินที่พอดีกับรายจ่ายจริง ผู้ถือเงินคนเดียว เอกสารครบทุกรายการ และการเติมเงินเป็นรอบ

ถ้าใช้ระบบ Imprest ให้จำสูตรเดียว เงินสดคงเหลือ + ยอดใบเบิกที่ยังไม่เติม ต้องเท่ากับวงเงิน ถ้าไม่เท่าแปลว่าเงินขาดหรือเกิน

ถ้าคุณอยากให้ทีมงานบริษัท พีพลัส การบัญชี จำกัด ลงบัญชีค่าใช้จ่ายให้ทุกเดือน ส่งสมุดเงินสดย่อย ใบเบิก และบิลมาภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป ซึ่งเป็นกำหนดส่งเอกสารให้สำนักงาน เราลงบัญชีให้ ส่งรายละเอียดมาทาง LINE ได้เลย