เลือกสำนักงานบัญชีอย่างไร 8 ข้อก่อนจ้าง

สำนักงานบัญชีที่ดีช่วยให้ธุรกิจยื่นภาษีตรงเวลา งบการเงินถูกต้อง และเจ้าของกิจการมีเวลาไปทำงานหลัก แต่ถ้าเลือกผิด ปัญหามักโผล่ตอนที่แก้ยาก เช่น ถูกสรรพากรเรียกตรวจ งบการเงินส่งไม่ทัน หรือขอเอกสารคืนไม่ได้ บทความนี้รวม 8 ข้อที่ควรเช็กก่อนจ้าง คำถามที่ควรถามในวันคุยงาน สิ่งที่สัญญาควรเขียนไว้ และสัญญาณอันตรายที่ควรเดินออกมา ใช้เทียบได้กับทุกสำนักงาน

ทำไมการเลือกสำนักงานบัญชีจึงสำคัญกว่าที่คิด

หลายคนคิดว่าจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว ความรับผิดชอบก็ย้ายไปอยู่ที่สำนักงาน ความจริงไม่ใช่ทั้งหมด กฎหมายยังถือว่าตัวกิจการเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีและยื่นภาษี สำนักงานบัญชีเป็นผู้ช่วยทำงานแทน ถ้างานผิดหรือช้า ผลกระทบตกอยู่ที่ธุรกิจก่อน (อ่านรายละเอียดในหัวข้อ "ใครรับผิดชอบตามกฎหมาย" ด้านล่าง)

ดังนั้นการเลือกสำนักงานบัญชีจึงไม่ใช่แค่เทียบราคา แต่ต้องดูว่าเราตรวจสอบงานของเขาได้ไหม และถ้าวันหนึ่งต้องเปลี่ยน เราได้ข้อมูลของเราคืนครบไหม

8 ข้อที่ต้องเช็กก่อนจ้างสำนักงานบัญชี

1. สำนักงานและผู้ทำบัญชีตรวจสอบตัวตนได้

ค้นชื่อบริษัทในระบบข้อมูลนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD DataWarehouse+) ได้ และขอดูเอกสารรับรองจากหน่วยงานที่กำกับวิชาชีพบัญชี ถามด้วยว่าใครเป็นผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบกิจการของคุณ ซึ่งต้องมีคุณสมบัติตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดและเป็นสมาชิกหรือขึ้นทะเบียนไว้กับสภาวิชาชีพบัญชี

วิธีเช็กด้วยตัวเอง:

• ก่อนจ้าง: ขอชื่อ-นามสกุลผู้ทำบัญชี แล้วตรวจสถานะสมาชิกในระบบตรวจสอบสถานะสมาชิกบนเว็บไซต์สภาวิชาชีพบัญชี (www.tfac.or.th)
• หลังจ้าง: ผู้ทำบัญชีต้องแจ้งรายชื่อกิจการที่ตนรับทำบัญชีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 30 วันนับแต่วันเริ่มทำบัญชี เจ้าของกิจการตรวจได้ว่ากิจการของตนมีผู้ทำบัญชีแจ้งไว้แล้วหรือไม่ ผ่านระบบผู้ทำบัญชี (e-Accountant) บนเว็บไซต์ www.dbd.go.th ถ้าไม่พบชื่อ ให้ติดตามให้ผู้ทำบัญชีแจ้งให้เรียบร้อยก่อนถึงช่วงส่งงบการเงิน

2. รู้ว่าใครคือผู้ทำบัญชีและผู้ติดต่อประจำของคุณ

สำนักงานหนึ่งแห่งอาจมีพนักงานหลายคน ให้ถามตรง ๆ ว่า ใครเป็นผู้ทำบัญชีที่ลงชื่อรับผิดชอบกิจการของคุณ ใครเป็นคนที่คุณทัก LINE หรือโทรหาได้ทุกวัน และถ้าคนนั้นลาหรือลาออก ใครรับงานต่อ คำตอบที่ชัดแปลว่าสำนักงานมีระบบ ไม่ได้ฝากทุกอย่างไว้กับคนเดียว

3. ขอบเขตงานเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

คำว่า "ทำบัญชีให้" กว้างมาก ให้ขอรายการงานเป็นข้อ ๆ ในสัญญาหรือใบเสนอราคา (ดูตาราง "สัญญาจ้างทำบัญชีควรเขียนอะไรไว้" ด้านล่าง) อย่างน้อยต้องรู้ว่ายื่นแบบอะไรให้บ้าง ทำงานอะไรเป็นรายเดือน และอะไรเป็นงานรายปี

4. ราคารวมอะไร ไม่รวมอะไร

ราคาที่เห็นต่อเดือนอาจยังไม่รวมงานบางอย่าง ให้ถามให้ครบว่า

• ปิดงบประจำปีรวมในค่ารายเดือนหรือคิดแยก
• ค่าสอบบัญชี (ค่าตอบแทนผู้สอบบัญชี) รวมหรือไม่
• ปริมาณเอกสาร จำนวนพนักงาน หรือการจด VAT ทำให้ราคาเปลี่ยนไหม
• งานนอกขอบเขต เช่น ทำบัญชีย้อนหลัง หรือตอบหนังสือสรรพากร คิดอย่างไร

ราคาถูกไม่ได้แปลว่าไม่ดี และราคาแพงก็ไม่ได้แปลว่าดีเสมอ สิ่งที่สำคัญคือราคาตรงกับขอบเขตงานที่เขียนไว้

5. ปฏิทินงานรายเดือนชัดเจน

สำนักงานที่ดีจะบอกได้ทันทีว่า ลูกค้าต้องส่งเอกสารภายในวันไหน สำนักงานจะสรุปยอดภาษีให้ลูกค้าชำระเมื่อไร และจะยื่นแบบให้ก่อนวันครบกำหนดกี่วัน ถ้าตอบไม่ได้ มีโอกาสที่งานจะไปกระจุกวันสุดท้าย ทั้งที่ภาษีและเงินสมทบต้องชำระให้ทันกำหนดด้วย จึงจะไม่มีเงินเพิ่มหรือค่าปรับ

6. ได้หลักฐานการยื่นแบบและรายงานทุกเดือน

ขอให้สำนักงานส่งสำเนาแบบที่ยื่นและหลักฐานการชำระให้ทุกเดือน เก็บไว้ในแฟ้มหรือโฟลเดอร์ของกิจการเอง นี่คือวิธีง่ายที่สุดที่เจ้าของกิจการซึ่งไม่ได้เรียนบัญชีจะตรวจได้ว่างานเกิดขึ้นจริงและตรงเวลา ถ้าธุรกิจต้องการตัวเลขไว้ตัดสินใจ ให้ถามด้วยว่ามีรายงานกำไรขาดทุนรายเดือนหรือไม่

7. รหัสระบบยื่นแบบเป็นของกิจการ และข้อมูลถูกเก็บเป็นความลับ

• รหัสผู้ใช้ระบบยื่นแบบออนไลน์ ของกรมสรรพากร ประกันสังคม และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรสมัครในชื่อกิจการ และเจ้าของกิจการควรรู้วิธีเข้าถึงเสมอ ไม่ใช่ผูกกับบัญชีส่วนตัวของพนักงานสำนักงาน
• ข้อมูลที่ส่งให้สำนักงาน มีทั้งรายได้ ลูกค้า คู่ค้า และข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (เลขบัตรประชาชน เงินเดือน บัญชีธนาคาร) ให้ถามว่าสำนักงานเก็บข้อมูลอย่างไร ใครเข้าถึงได้ และขอให้สัญญามีข้อรักษาความลับ

8. เงื่อนไขเลิกจ้างและการคืนเอกสาร

ตกลงไว้ตั้งแต่วันแรกว่า ถ้าต้องการยกเลิกต้องแจ้งล่วงหน้ากี่วัน งานงวดสุดท้ายใครทำ และสำนักงานจะคืนอะไรให้บ้าง เช่น เอกสารต้นฉบับ ไฟล์บัญชี สำเนาแบบที่ยื่นแล้ว และงบการเงิน การเขียนไว้ก่อนช่วยให้การเปลี่ยนสำนักงานในอนาคตราบรื่น และไม่ต้องเจรจาตอนที่ความสัมพันธ์ไม่ดีแล้ว

ระยะทางไม่ใช่เกณฑ์ที่ต้องใช้เลือก

สังเกตว่าใน 8 ข้อไม่มีเรื่อง "อยู่ใกล้" เพราะงานบัญชีวันนี้ส่งเอกสารผ่าน LINE หรือไปรษณีย์ได้ แบบภาษีและประกันสังคมยื่นออนไลน์ได้ทั้งหมด และสำนักงานที่ดีก็พร้อมเข้าพบเมื่อลูกค้าต้องการคำปรึกษา สิ่งที่ควรใช้ตัดสินใจคือคุณภาพงานและการตรวจสอบได้ ไม่ใช่ระยะทาง

คำถามที่ควรถามในวันคุยงาน

จดคำถามเหล่านี้ไปถามทุกสำนักงานที่กำลังเทียบ แล้วดูว่าใครตอบได้ชัดและเป็นลายลักษณ์อักษร

1. ผู้ทำบัญชีที่ดูแลกิจการของฉันชื่ออะไร ขอตรวจสถานะได้ไหม
2. ค่าบริการรายเดือนรวมแบบอะไรบ้าง ปิดงบประจำปีและค่าสอบบัญชีคิดอย่างไร
3. ต้องส่งเอกสารภายในวันไหน ส่งช่องทางไหนได้บ้าง
4. จะแจ้งยอดภาษีให้ชำระเมื่อไร และส่งหลักฐานการยื่นให้ทุกเดือนไหม
5. ถ้าสรรพากรส่งหนังสือหรือเรียกตรวจ สำนักงานช่วยอะไรได้บ้าง คิดค่าบริการเพิ่มไหม
6. ถ้ามีคำถามด่วน ติดต่อใครได้ทางไหน ตอบกลับภายในเท่าไร
7. เข้าพบหรือประชุมออนไลน์ได้เมื่อไร
8. ถ้ายกเลิกสัญญา ต้องแจ้งล่วงหน้าเท่าไร และจะได้เอกสารอะไรคืน

สัญญาจ้างทำบัญชีควรเขียนอะไรไว้

สัญญาณอันตรายที่ควรระวัง

ถ้าเจอข้อใดข้อหนึ่ง ควรถามให้ชัดก่อนตัดสินใจ หรือเลือกสำนักงานอื่น

• ไม่บอกชื่อผู้ทำบัญชี หรือบอกแต่ตรวจสถานะไม่ได้
• ไม่มีสัญญาหรือใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร ตกลงกันแค่ปากเปล่า
• ตอบไม่ได้ว่าราคารวมงานอะไร หรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่มที่บอกทีหลัง
• ไม่ส่งสำเนาแบบหรือหลักฐานการชำระภาษี ให้ลูกค้าเก็บไว้
• ให้โอนเงินค่าภาษีเข้าบัญชีส่วนตัว โดยไม่มีหลักฐานการชำระจากหน่วยงานให้ดู
• ไม่ยอมให้ลูกค้ารู้รหัสหรือเข้าถึงระบบยื่นแบบ ของกิจการตัวเอง
• แนะนำให้ไม่ลงรายได้บางส่วน หรือทำบัญชีสองชุด เพื่อให้เสียภาษีน้อยลง วิธีนี้เสี่ยงต่อการถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่มและเบี้ยปรับ และอาจมีความผิดทางอาญาฐานหลีกเลี่ยงภาษี ความเสี่ยงทั้งหมดตกอยู่ที่กิจการและผู้เกี่ยวข้อง
• ติดต่อยากตั้งแต่ก่อนเซ็นสัญญา ถ้าช่วงที่อยากได้ลูกค้ายังตอบช้า หลังจ้างก็มักไม่ดีขึ้น
• ไม่ยอมคืนเอกสาร หรือใช้เอกสารต่อรองเมื่อลูกค้าขอเปลี่ยนสำนักงาน

ใครรับผิดชอบตามกฎหมาย เมื่อจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนเป็น "ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี" ส่วนบุคคลที่รับผิดชอบทำบัญชีให้ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานของกิจการเองหรือผู้ทำบัญชีของสำนักงานบัญชีที่จ้าง เป็น "ผู้ทำบัญชี" หน้าที่ของสองฝ่ายต่างกันดังนี้

ส่วนภาษี การยื่นแบบและชำระภาษีเป็นหน้าที่ของกิจการในฐานะผู้เสียภาษีหรือผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ถ้ายื่นช้าหรือยื่นผิด เงินเพิ่มและเบี้ยปรับจะเรียกเก็บจากกิจการ แม้ความผิดพลาดจะเกิดจากผู้ที่รับจ้างยื่นแทน เรื่องที่สองฝ่ายตกลงรับผิดชอบกันเองต้องเขียนไว้ในสัญญาจ้าง

สรุปง่าย ๆ คือ เจ้าของกิจการและกรรมการยังต้องรู้และติดตามงาน การเลือกสำนักงานที่ส่งหลักฐานให้ทุกเดือนตามข้อ 6 จึงช่วยลดความเสี่ยงได้มาก

เปลี่ยนสำนักงานบัญชี เอกสารต้องไปไหน

เอกสารบัญชีเป็นของกิจการ และกิจการมีหน้าที่เก็บรักษาตามกฎหมาย เมื่อเลิกจ้างสำนักงานเดิม ให้ขอคืนอย่างน้อย:

• เอกสารต้นฉบับ (บิลขาย บิลซื้อ ใบเสร็จ Statement)
• สมุดบัญชีหรือไฟล์ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชี
• สำเนาแบบภาษีและประกันสังคมที่ยื่นแล้ว พร้อมหลักฐานการชำระ
• งบการเงินปีที่ผ่านมา
• รหัสผู้ใช้ระบบยื่นแบบออนไลน์ของกิจการ (และเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่หลังรับคืน)

ทางที่ดีคือเปลี่ยนสำนักงานช่วงต้นรอบบัญชี หรือหลังปิดงบปีก่อนเสร็จ งานจะไม่ขาดตอนกลางปี

ตัวอย่าง: วิธีทำงานของพีพลัส การบัญชี

ใช้เทียบกับ 8 ข้อด้านบนได้ บริษัท พีพลัส การบัญชี จำกัด จดทะเบียนเป็นบริษัทในปี 2567 ให้บริการลูกค้าทั่วประเทศ ทำงานแบบนี้

• ส่งเอกสารภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป ผ่าน LINE หรือไปรษณีย์ หรือให้ทางสำนักงานเข้าไปรับเอกสาร
• ยื่นแบบภาษีและประกันสังคมให้ทางออนไลน์ทั้งหมด ทุกงวด
• เข้าพบได้ทุกครั้งที่ลูกค้าต้องการคำปรึกษา ทุกแพ็กเกจ
• ทำงานตามกำหนดส่ง พร้อม Checklist ตรวจสอบคุณภาพทุกงาน และจัดเก็บเอกสารเป็นระบบ ค้นหาย้อนหลังได้
• เวลาตอบกลับเฉลี่ยไม่เกิน 24 ชั่วโมง (ค่าเฉลี่ยจากสถิติภายในของบริษัท)

ทำบัญชีรายเดือน (ทุกแพ็กเกจรวมยื่นภาษีประจำเดือน ภ.ง.ด.1/3/53/54, ภ.พ.30/36, ยื่นประกันสังคม, จัดทำเอกสารขึ้นทะเบียนนายจ้าง และลงบันทึกบัญชีรายได้-ค่าใช้จ่ายประจำเดือน)

ค่าทำบัญชีรายเดือนไม่รวมการปิดงบประจำปี ซึ่งคิดแยก เริ่มต้น 10,000 บาท/ปี (ขึ้นกับปริมาณเอกสารและความซับซ้อน)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: สำนักงานบัญชีต้องมีใบอนุญาตไหม?
A: ผู้ทำบัญชีที่ทำบัญชีให้บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องมีคุณสมบัติตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดและเป็นสมาชิกหรือขึ้นทะเบียนไว้กับสภาวิชาชีพบัญชี ส่วนตัวสำนักงาน ให้ค้นชื่อในระบบ DBD DataWarehouse+ และขอดูเอกสารรับรองจากหน่วยงานที่กำกับวิชาชีพบัญชี

Q: จ้างสำนักงานบัญชีแล้ว ถ้ายื่นภาษีช้า ใครต้องจ่ายค่าปรับ?
A: หน่วยงานจะเรียกเก็บเงินเพิ่มและเบี้ยปรับจากกิจการ เพราะกิจการเป็นผู้มีหน้าที่ยื่นและชำระภาษี ส่วนสำนักงานจะรับผิดชอบต่อกิจการแค่ไหน ขึ้นกับที่เขียนไว้ในสัญญาจ้าง จึงควรตกลงเรื่องนี้ให้ชัดก่อนเซ็น

Q: ควรเลือกสำนักงานที่อยู่ใกล้บ้านหรือร้านไหม?
A: ไม่จำเป็น ระยะทางไม่ใช่ปัญหา เอกสารส่งผ่าน LINE หรือไปรษณีย์ได้ แบบภาษีและประกันสังคมยื่นออนไลน์ได้ทั้งหมด ให้เลือกจากคุณภาพงาน การตรวจสอบได้ และการติดต่อได้ตาม 8 ข้อในบทความนี้

Q: ทำบัญชีเองได้ไหม ไม่จ้างสำนักงาน?
A: บริษัทและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย จะจ้างพนักงานบัญชีประจำที่มีคุณสมบัติก็ได้ หรือจ้างสำนักงานบัญชีก็ได้ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การจ้างสำนักงานมักคุ้มกว่าการจ้างพนักงานประจำ

Q: ค่าจ้างสำนักงานบัญชีเดือนละเท่าไร?
A: แต่ละสำนักงานคิดไม่เท่ากัน ขึ้นกับปริมาณเอกสาร จำนวนพนักงาน และขอบเขตงาน สำหรับพีพลัส การบัญชี ทำบัญชีรายเดือนเริ่มต้น 3,000 บาท/เดือน (Starter), 6,900 บาท/เดือน (Pro) และ 12,900 บาท/เดือน (Premium) ส่วนปิดงบประจำปีคิดแยก เริ่มต้น 10,000 บาท/ปี

Q: เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้ไหม?
A: ได้ แต่ต้องขอเอกสาร ไฟล์บัญชี สำเนาแบบที่ยื่นแล้ว และรหัสระบบยื่นแบบของกิจการคืนให้ครบ ถ้าเลือกได้ การเปลี่ยนช่วงต้นรอบบัญชีหรือหลังปิดงบปีก่อนเสร็จจะราบรื่นกว่า

สรุป

การเลือกสำนักงานบัญชีให้ดูที่การตรวจสอบได้ ไม่ใช่ราคาหรือระยะทางอย่างเดียว เช็ก 8 ข้อ คือ ตรวจสอบตัวตนได้ รู้ชื่อผู้ทำบัญชี ขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร ราคาชัด ปฏิทินงานชัด ได้หลักฐานทุกเดือน รหัสและข้อมูลเป็นของกิจการ และมีเงื่อนไขคืนเอกสาร เพราะแม้จ้างสำนักงานแล้ว กิจการยังเป็นผู้มีหน้าที่ตามกฎหมาย การเลือกสำนักงานที่ทำงานโปร่งใสจึงช่วยปกป้องธุรกิจของคุณเอง

ถ้ากำลังหาสำนักงานบัญชีที่ตอบ 8 ข้อนี้ได้ บริษัท พีพลัส การบัญชี จำกัด มีบริการทำบัญชีรายเดือนเริ่มต้น 3,000 บาท/เดือน ยื่นภาษีและประกันสังคมให้ทางออนไลน์ทุกงวด ดูแลลูกค้าได้ทุกพื้นที่ ปรึกษาฟรีทาง LINE @pplus.ac หรือโทร 098-1498987